Microsoft Office

Леонтьев Виталий Петрович

Следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.

В следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Существует и третий тип данных – формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения.

Ввод данных в ячейки

Чтобы приступить к вводу

данных в рабочий лист, щелкните по ячейке и начинайте ввод – прямо в «тело» ячейки. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

Нажав клавишу Enter или Tab.

Щелкнув по кнопке с галочкой в строке формул.

Щелкнув мышью по другой ячейке.

При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому. Выравнивание помогает отличить тип данных в ячейке. Для ввода данных можно также использовать строку формул. Вводимые данные одновременно появляются в ячейке и строке формул над рабочим листом. Данные можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул, либо комбинировать оба метода. Чтобы облегчить ввод данных, можно воспользоваться кнопками в строке формул. Закончив ввод данных, надо нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Ввод строки формул. Можно также щелкнуть по следующей ячейке, в которую требуется ввести данные. Чтобы отменить ввод, надо щелкнуть по кнопке Отмена или нажать клавишу Esc.

При вводе данных в строке формул появляются 3 кнопки:

Редактирование содержимого ячейки

Чтобы изменить содержание любой ячейки, поставьте на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши. В строке формул появится текущее значение выделенной ячейки (текст, число или присвоенная ей формула).

Чтобы отредактировать содержимое какой-либо ячейки, дважды щелкните по ней и переместите курсор к тому месту, где необходимо внести правку. Можно также щелкнуть в строке формул и внести правку здесь. Правка данных рабочего листа во многом подобна правке в большинстве других программ. Так, можно выделить данные и ввести вместо них другие, можно вставить данные в уже существующие, можно удалить данные. Для удаления и исправления данных используйте клавиши Backspace и Delete.

Чтобы отменить ошибочный ввод данных, щелкните по кнопке Отменить, либо выберите команду Правка / Отменить немедленно после ошибочного действия. Также можно вернуть отмененное действие щелчком по кнопке Вернуть либо командой Правка / Вернуть.

Еще один способ удалить содержимое ячейки – выполнить команду Правка / Очистить. В появившемся подменю выберите команду, относящуюся к удаляемому элементу. Для удаления всего содержимого ячейки выберите

команду Все, для удаления форматирования – команду Форматы, для удаления содержимого ячейки с сохранением формата – команду Содержимое.

Выделение ячеек. Диапазон

Диапазон – это прямоугольная область с группой связанных ячеек, объединенных в столбец, строку или даже весь рабочий лист. Диапазоны применяют для решения различных задач. Можно выделить диапазон и форматировать группу одной операцией. Особенно удобно использовать диапазоны в формулах. Вместо ввода в формулу ссылок на каждую ячейку можно указать диапазон ячеек. К тому же диапазонам ячеек можно присвоить особые имена, помогающие сразу понять их содержимое, например, в записи формул.

Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью мыши, сделайте следующее:

Щелкните по первой ячейке диапазона.

Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши через ячейки, включаемые в диапазон.

На экране появится выделенный диапазон. Закончив выделение, отпустите кнопку мыши.

Чтобы выделить диапазон с помощью клавиатуры, делайте так:

Перейдите в первую ячейку создаваемого диапазона.

Удерживая нажатой клавишу Shift, перемещайте курсор для выделения диапазона.

Для выделения на рабочем листе нескольких диапазонов, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделяйте диапазоны.

Объединение ячеек

Чтобы объединить несколько ячеек в одну (например, для создания «шапки» с заголовком для вашей таблицы), выделите нужную группу ячеек, а затем нажмите на кнопку Объединить и выровнять на кнопочной панели Excel.

Автозаполнение

Одна из самых интересных особенностей Excel заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными. Представьте себе, что вам необходимо разместить в столбце (вертикальной группе ячеек) числа от 1 до 100 или названия месяцев. Совершенно не обязательно набивать их все! Достаточно заполнить две-три первые ячейки столбца и выделить их. Теперь «зацепите» курсором квадратик в правом нижнем углу последней заполненной ячейки (маркер заполнения) и протяните его вниз на необходимое число строк. Программа распознает заданную вами прогрессию и автоматически заполнит все ячейки правильными значениями.

Тот же фокус можно проделать и с одиночной ячейкой – в этом случае ее содержимое будет скопировано во все ячейки, которые вы захватите маркером заполнения. Кстати, двигать его вы можете в обоих направлениях – как по столбцам, так и по строкам.

Другой способ создания заполненного ряда – использование команды Заполнить. Выделите ячейку с записью, а затем перетащите указатель мыши по соседним ячейкам, которые следует заполнить. Затем выберите команду Правка / Заполнить и направление заполнения (вверх, вниз и т. д.).